Arī e-pastam ir sava etiķete

2021. gada 31. augusts 00:00

E-pastu rakstīšana ir mūsdienu globālās pasaules neatņemama daļa, un darbadiena nav iedomājama bez vairāku e-pastu izlasīšanas un uzrakstīšanas. Taču arī šajā vienkāršajā saziņā ir savi pamatprincipi, ko der zināt.

Valodas eksperte Aiga Veckalne raidierakstā “Pieturzīmes” saka — kaut arī e-pastu pēdējā laikā bieži kritizē par to, ka tas esot lēns un neefektīvs, patērē daudz laika un enerģijas, tas joprojām ir viens no galvenajiem saziņas veidiem. E-pasts ir arī viens no labākajiem cilvēces izgudrojumiem, kas ir mainījis veidu, kā cilvēki strādā. Pie tam to izmantojam arvien biežāk, jo īpaši attālināta darba apstākļos.“Lai arī e-pasts ir šķietami vienkāršs, ērts un ātrs saziņas veids, tajā nedrīkst aizmirst par etiķetes pamatprincipiem, jo šādi veidojam priekšstatu par sevi un organizāciju, veicam darījumus un iegūstam noderīgus kontaktus. Efektīvi izmantots e-pasts ir ļoti spēcīgs rīks, tas neattaisno paviršību, kļūdas un neskaidru izteiksmi, lietišķās etiķetes neievērošanu,” saka A. Veckalne.

Īsi un kodolīgi

E-pasta mērķis ir ātri nodot īsu un saprotamu informāciju, tāpēc e-vēstulēm ir jābūt maksimāli kodolīgām. Vienmēr jāpārdomā, vai attiecīgā rindkopa, teikums vai vārds ir vajadzīgs, pēc iespējas jāvairās no liekvārdības. Tas, ka nav ierobežojuma zīmju skaita ziņā, nenozīmē, ka varam veidot 500 vārdu garas rindkopas un rakstīt tukšvārdīgi. “Ja vēlies, lai e-pastu izlasa, raksti īsas vēstules. Īsākus e-pasta ziņojumus izlasa un uz tiem atbild daudz biežāk. Labā prakse ir pēc iespējas iekļauties piecos vai mazāk teikumos. Tas gan nenozīmē, ka jādzēš sveiciens un uzruna,” skaidro eksperte.

Iejusties lasītāja lomā

Taču speciāliste iesaka izdzēst visu lieko, kas neattiecas uz konkrēto saraksti, piemēram, adresātu sarakstu, neaktuālās vēstules. Noteikti jāizvairās izmantot emocijzīmes sarakstē ar nepazīstamiem adresātiem, kā arī dažādus burtveidolus un krāsas. Tāpat lietišķajā sarakstē nav vietas daudzpunktēm, vairākām jautājuma un izsaukuma zīmēm pēc kārtas. Svarīgs ir arī e-pasta vēstules vizuālais noformējums, jo bieži vien mēs nelasām e-vēstules, bet gan “skenējam” tās.

“Vislabākais veids ir iedomāties sevi lasītāja lomā un saprast, vai uzrakstītais pašam būtu pieņemams, saprotams un ērti pārskatāms. Ļoti palīdz vēstules izlasīšana skaļi. Jo īpaši jāpārlasa jautājumi un atbildes uz tiem. Rūpīgi jāpārbauda fakti, skaitļi, datumi, uzvārdi, jāizlabo drukas un gramatikas kļūdas,” saka A. Veckalne.

Ieteikumi iedarbīgai e-pasta saziņai

E-vēstules temats

● Tematam jābūt pēc iespējas kodolīgākam un īsākam. Veiksmīgs e-pasta vēstules temats ir kā vēstules reklāma, kopsavilkums vai atslēgvārdi.

● Vēlamais e-vēstules temata apjoms — līdz 10 vārdiem, aptuveni 60 simbolu.

● Svarīgākos vārdus rakstiet pirmos.

● Neizmantojiet tematā (un vēstulē) tādus saīsinājumus, kurus lasītājs varētu nesaprast.

● Ja nepieciešams, pirms nosūtīšanas mainiet pārsūtāmās vēstules tematu tā, lai adresātam būtu skaidrs, par ko ir vēstule.

Uzruna

● Uzruna ir viena no svarīgākajām e-vēstules daļām, un tā par mums rada pirmo iespaidu.

● Latviešu valodā pēc uzrunas ir liekama izsaukuma zīme.

● “Labdien!” var izmantot visas dienas laikā — arī vakarā.

● Uzrunā nevajadzētu lietot saīsinājumu “cien.” vai “god.”, bet gan vārdu pilnās formas. Šos saīsinājumus var rakstīt, piemēram, uz aploksnes.

● Uzrunājot cilvēku grupu, ieteikums lietot, piemēram, “Labdien!” vai “Sveicināti”, nevis “Labdien visiem!”, kas ir aizguvums no angļu valodas.

Atvadoties

● Rakstot e-pasta vēstules, jāizvairās no standartfrāzēm un liekvārdības.

● Atvadoties iesakām rakstīt “Cieņā” vai “Ar cieņu”, jo vārds “patiess” ir lieks.

● Standartfrāzes “Jau iepriekš paldies”, ko esam aizguvuši no angļu valodas, vietā labāk būtu uzrakstīt, par ko tieši esam pateicīgi, vai arī pateikties vēlāk, kad adresāts mūsu lūgumu būs izpildījis. Pateicība noteikti ir svarīga, taču minētā frāze ir kļuvusi par klišeju un to bieži nemaz nepamanām.

● Informācija, ka e-pasta vēstule ir nosūtīta no konkrētā zīmola tālruņa (piemēram, “Sent from my iPhone”) ir lieka un neattaisno kļūdas, paviršību vai nelaipnu toni.

E-vēstules uzbūve

● Nav vienotas e-vēstules struktūras visām situācijām, taču tai ir jābūt nojaušamai un vērstai uz lasītāja vajadzībām, zināšanām un izpratni.

● E-pasta uzbūvei jābūt loģiskai un labi pārdomātai: tekstu var sadalīt rindkopās hronoloģiski, no vispārīgā uz konkrēto, no zināmā uz nezināmo un tamlīdzīgi.

● Ļoti noderīgs ir “apgrieztās piramīdas” princips, proti, vispirms tiek norādīta svarīgākā informācija, turpmāk to precizējot un papildinot. Protams, šāds princips nederēs visām sarakstes situācijām.

● Ļoti palīdz arī tā dēvētais “6K princips”: Kas? Ko? Kad? Kur? Kā? Kāpēc?

Vizuālais noformējums

● Pārskatāma e-vēstule sastāv no pārdomātas struktūras, uzsvērumpunktiem, baltajiem laukumiem, izcēlumiem un izvairīšanās no liekvārdības.

● Struktūru var veidot, sadalot tekstu rindkopās. Katru ideju, domu vai jautājumu rakstiet jaunā rindkopā, lai lasītājs to varētu saprast vieglāk un ātrāk.

● Lai grupētu informāciju (darāmo darbu sarakstu, turpmākos soļus u. tml.), izmantojiet uzsvērumpunktus — līdzīgi kā šajā ierakstā.

● Baltie laukumi (tukšā vieta, kas veidojas starp atdalītajām rindkopām vai rindām) atvieglo uztveri, jo acīm tekstu ir vieglāk “skenēt”.

● Izcēlumi noder, lai uzsvērtu svarīgāko (piemēram, pasākuma norises datumu), taču jāatceras, ka tekstā vajadzētu būt vien dažiem izcēlumiem un nevajadzētu izcelt vairāk par dažiem vārdiem.

● Liekā dzēšana teksta rakstīšanas vai pārlasīšanas laikā ir iedarbīgs veids, kā izveidot kodolīgu un pārskatāmu vēstuli.

Staburags.lv ARHĪVS

Arī e-pastam ir sava etiķete

Kategorijas